Beta

Vaikuttaako digitalisaatio minuun?

Tiivistetysti: todennäköisesti kyllä, jos asioit Helsingin kanssa. Helsingin kaupunki on organisaationa olemassa helsinkiläisiä varten. Siksi olemmekin asettaneet digitalisaation tärkeimmäksi tavoitteeksi, että helsinkiläisten asiointi kaupungin kanssa muuttuu sujuvammaksi. Lyhyesti sanottuna digitalisaation tavoite on helpompi arki helsinkiläisille.

Helsinkiläinen – palvelujen käyttäjä


Mitä digitalisaatio merkitsee minulle? 

  • Digipalvelut ovat helppokäyttöisempiä ja ne löytyvät paremmin. 
  • Saat halutessani palvelua ennakoivasti, ilman lomakkeiden täyttöä. 
  • Samoja tietoja ei tarvitse antaa useaan kertaan.  
  • Digipalvelut vapauttavat työntekijöiden aikaa palvelemaan sinua, jos et osaa tai pysty käyttämään digipalveluita. 
  • Palveluista tehdään kerätyn tiedon avulla henkilökohtaisempia – luvallasi. 
  • Helsinkiläiset otetaan mukaan suunnitteluun, jotta uusista digipalveluista tulisi helpompi käyttää. 
  • Saat neuvontaa digipalveluihin monesta kanavasta ja neuvonnan laatua tasoitetaan. 

Helsingin digitalisaatio on polku palveluihin. Ideana on, että helsinkiläisenä löydät sen varrelta itsellesi sopivat ja tärkeät palvelut aiempaa helpommin. Kaupungilta toivotaan nyt usein palveluja, jotka ovat jo olemassa. Se tarkoittaa, että potentiaalia jää käyttämättäemmekä aina kohtaa helsinkiläisiä oikeassa kohtaa. Kaupunki voisi tarjota palveluitaan siis aiempaa aktiivisemmin, kunhan tapa ja paikka ovat oikeat. 

Digitalisaation raaka-aineena on data. Kaupunkilaisesta kerätty data kuuluu myös hänelle itselleen. Lisäämme helsinkiläisten mahdollisuuksia vaikuttaa siihen, mihin sinusta kerättyä tietoa saa käyttää. Luvallasi voimme vaikka vinkata terveellisistä elämätavoista tai hyvästä keikasta viikonloppuna. 

Digitalisaatio näyttää helposti myös uhkaavalta. Viedäänkö mahdollisuuteni jutella ihmiselle? Onko nyt pakko asioida koneen kanssa? Se ei ole Helsingin päämäärä. Kun lomakkeiden täyttely ja turha asiointi toimipisteiden kassoilla vähenee, säästyy myös työntekijöiden aikaa. Helsinki ymmärtää, että kasvokkain annettavaa palvelua tarvitaan jatkossakin paljon. Jos kaupunki käyttää digitalisaatiota järkevästi, sillä ei korvata ihmistä vaan vapautetaan työntekijöiden aikaa parempaan käyttöön. 

Jotta saat rutiiniasiat hoidettua sähköisesti ja samalla aidosti helpommintäytyy kaupungin digipalvelujen olla korkealaatuisia. Yksi tapa siihen on, että Helsinki ottaa jatkossa kiinnostuneet käyttäjät mukaan suunnittelemaan palveluita. Lisäksi kaupunki tarjoaa tukea digipalveluiden käyttöönKanavana voi toimia puhelu, sähköpostiviesti, chatbotti tai tapaaminen neuvojan kanssa. Olennaista on, että helsinkiläiset tietävät, mistä tukea saa helposti ja että sitä saa luotettavasti. 

Paras palvelu on usein huomaamatonta. Fiksusti digitalisoituva Helsinki voi tarkoittaa monelle helsinkiläiselle myös sitä, että paperin- ja leimasimentuoksuinen kaupunki hiipuu historian lehdille.

Kaupungin työntekijä


Mitä digitalisaatio merkitsee minulle? 

  • Toimivammat työkalut ja verkot. 
  • Osa kankeista prosesseista automatisoidaan ja paperilomakkeita tarvitaan vähemmän. 
  • Työaikaa vapautuu ihmisten kanssa tehtävään työhön ja oman toiminnan kehittämiseen. 
  • Tieto liikkuu paremmin eri tahojen välillä, mikä sääsää aikaa ja hermoja. 
  • Digitalisaatio luo uusia tehtäviä ja lisää vaatimuksia palvelujen kehittämiseen helsinkiläisten kanssa. 
  • Huolella suunnitellut kokeilut tuovat työntekijöiden ääntä palvelujen suunnitteluun. 

Digitalisaatio vaikuttaa yhtäältä kaikkien kaupungin työntekijöiden arkeen, ja etenkin Helsingin tietohallinnon tekijöihin. 

Tietohallinnossa toiminnan organisointi kaupungin tasolla ja toimialoilla muuttuu. Ohjelman alkuvaiheessa muutoksista ei ole vielä linjauksia, saati valmiita päätöksiä. Ohjelman alkuun liittyy tietohallinnossa työskenteleville epävarmuutta, josta päästään kunnolla vasta kun suunnitelmat valmistuvat. Epävarmuutta pyritään lievittämään avoimella viestinnällä. 

Asiakaspalvelutyössä käsipelillä pyörivän byrokratian vähentyminen lisää aikaa niiden kaupunkilaisten kanssa, jotka tarvitsevat enemmän tukea. Onnistuessaan muutos vapauttaa monen tekijän työaikaa mielenkiintoisempaan työhön. 

Toimivat digipalvelut vähentävät tyytymättömiä yhteydenottoja ja kitkaa kaupungin ja kaupunkilaisten välillä. Yhteydenpito paitsi asiakkaiden, myös kollegojen ja eri yhteistyötahojen kanssa helpottuu, jos järjestelmät keskustelevat keskenään ja tieto siirtyy ongelmitta sinne missä sitä tarvitaan.  

Muutos vaatii uusien digipalveluiden kehittämistä, usein yhdessä asiakkaiden kanssa. Suurhankkeiden sijaan uusia palveluja ja toimintatapoja testataan kokeiluissa.  

Digitalisaatio vaatii koulutusta siihen, kuinka uusia työvälineitä käytetään tehokkaasti. Kun digitalisaatio tehdään oikein, muutos näkyy uusina toimintatapoina ja joidenkin tapojen katoamisella. Samalla löytyy kokonaan uusia tehtäviä, kuten vaikka chatbotin kouluttaja tai asiakaskokemuksen mittaaja.

Kaupungin yhteistyökumppani


Mitä digitalisaatio merkitsee minulle? 

  • Digitalisaatio on mahdollisuus osallistua toimivamman Helsingin kehittämiseen.  
  • Parempien digipalveluiden kehittäminen tarkoittaa, että kaupunki tarvitsee uusia kumppaneita – Helsinki kaipaa uusia näkökulmia etenkin kokeiluissa. 
  • Palveluiden yhteiskehittämisessä yhteistyökumppaneiden ääntä kuullaan paremmin. 
  • Laadukas ja helposti löydettävä avoin data toimii pohjana uudelle liiketoiminnalle. 

Digitalisaatio on mahdollisuus tulla mukaan kehittämään Helsingin kaupungin toimintaa. Uusia ja parempia digipalveluja luodessa viisautta löytyy myös kaupunkiorganisaation ulkopuolelta. Panostus digitalisaatioon tarkoittaa myös uusia kumppaneita ja siten liiketoiminnan mahdollisuuksia uusilla osaamisen alueilla. 

Toimivampi digi-infra tarkoittaa yrityksille ja järjestöille sitä, että yhteistyö Helsingin kanssa sujuu kevyemmällä byrokratialla. Digitalisoituva Helsinki tuottaa lisäksi enemmän ja laadukkaampaa avointa dataa, jonka päälle voi rakentaa omaa liike- ja muuta toimintaa. 

Helsingin päätöksentekijä


Mitä digitalisaatio merkitsee minulle? 

  • Voimavaroja voidaan kohdistaa sinne missä tarve on suurin tarkemman tiedon varassa. 
  • Päätöksenteon eri vaihtoehtoja ja niiden vaikutuksia voidaan simuloida. 

Hyvin toteutettu digitalisaatio vapauttaa kaupungin resursseja ylläpidosta ja perusprosesseista toiminnan kehittämiseen. Digitalisaation avulla voidaan vähentää toiminnan päällekkäisyyksiä ja tiedonkulun pullonkauloja. Se tarkoittaa, että myös päätöksenteossa voidaan panostaa kehittämiseen. 

Johdonmukaisen kokeilukulttuurin avulla ideoita voidaan testata aiempaa helpommin. Digipalveluissa syntyvä data helsinkiläisistä auttaa kohdentamaan Helsingin voimavaroja harkitummin. Kaupungin johtaminen tiedolla helpottuu. 

Kysy lisää:

Digitalisaatiojohtaja Mikko Rusama, puh. 050 5722229, e-mail: mikko.rusama(at)hel.fi 

Digitalisaatio-ohjelman ohjelmapäällikkö Riitta Laanala, puh. 09 31074414, e-mail: riitta.laanala(at)hel.fi 

Kaupunkilaispalvelut: Jussi Vehviläinen, puh. 040 5834953, e-mail: jussi.vehvilainen(at)hel.fi 

Asiakaslähtöisen kokeilukulttuuriVille Meloni, puh. 0400 260000, e-mail: ville.meloni(at)hel.fi 

Data, tekoäly ja robotisaatio: Pasi Rautiopuh. 040 8332528, e-mail: pasi.rautio(at)hel.fi 

Digitaalinen perusta: Ville Kivelä, puh. 040 5481463, e-mail: ville.kivela(at)hel.fi

Luonnos